Übergabeprotokoll bei Wechsel im Vorstand

Damit das Vereinsleben beim Wechsel im Vorstand, besonders des 1. Vorsitzenden weiter gesichert ist und keinen Schaden nimmt müssen mehrere Sofortmaßnahmen ergriffen werden. In der Regel sollten diese erforderlichen Maßnahmen in der Satzung, durch Beschlüsse, durch die Gartenordnung oder eine Verwaltungsvollmacht geregelt sein.

Es ist unbedingt sicherzustellen, daß für den Verein wichtige Unterlagen oder Beschlüsse verloren gehen. Es ist auch unbedingt darauf zu achten das zu jeder Zeit vergleichbare Sachverhalte immer mit den gleichen Maßstäben (Gleichbehandlungsgrundsatz) zu messen sind. Dabei geht es besonders die Weitergabe gültiger Beschlüsse, der Protokolle u.a. Abgesehen davon, dass gemäß § 667 Bürgerliches Gesetzbuch die Vorstandsmitglieder alles, was sie zur Ausführung ihrer Geschäfte zu Beginn und während ihrer Amtszeit erhalten haben, also Vereinspapiere, Stempel, Schlüssel, Vollmachten, Post, Bank-Auszüge, Berichte, sonstige Aufzeichnungen usw., herausgeben (es besteht eine Herausgabepflicht) und verlangte Auskünfte zu erteilen haben, ist es sinnvoll, die Unterlagen (und auch das Vereinsvermögen) an den Amtsnachfolger protokollarisch zu übergeben. Das sollte alles auch bei dem Wechsel des gesamten Vorstandes oder nur eines einzelnen Vorstandsamtes und nicht nur des Vorsitzenden, wie zum Beispiel des Schatzmeisters oder des Schriftführers so gehandhabt werden.

Für den Abgebenden und den Übernehmenden schafft solch ein Übergabeprotokoll Rechtssicherheit und trägt dazu bei, dass der Vereinsfrieden erhalten bleibt. Am Ende des Übergabeprotoll stehen die Unterschriften des das Amt Übergebenden und des Übernehmenden.

Stichpunkte für das Übergabeprotokoll

z.B. Wechsel des Vorsitzenden

Auf diese Pkt. sollte das Augenmerk gelegt werden

01	Übergabe amtlicher Dokumente, wie Vereinssatzung, Satzungsänderungen, Eintragung des Vereins in das Vereinsregister, Anerkennungsbescheide für die Kleingärtnerische und steuerliche
02	Übergabe der für das Pachtverhältnis wichtige Unterlagen, wie Zwischenpachtverträge bzw. Verwaltungsbefugnis, Unterpachtverträge, Flurstückkarte, Wertermittlungsprotokolle und den Parzellennutzern erteilte Auflagen, Gartenkündigungen und Nutzerwechsel, Bewerberlisten.
03	Übergabe der Unterlagen über die Nutzung der Gartenanlage, Wie Lagepläne und Baupläne, Verlegepläne für Wasser, Elektrizität, Parzellierungspläne, Unterlagen über bestandgeschützte Lauben und bauliche Anlagen gem. § 20 a Bundeskleingartengesetz, Unterlagen über die Gemeinschaftsstunden und ggf. Befreiung davon.
04	Übergabe der finanziellen Unterlagen, wie Kassen- und Bankbelege, Handkasse, Kassen- und Bankvollmachten, Buchungsbelege, Einzugsermächtigungen.
05	Übergabe aller steuerlichen Unterlagen.
06	Übergabe aller Unterlagen über bestehende Versicherungen
07	Übergabe der Inventarverzeichnisse und des Vereinseigentums
08	Übergabe aller Geschäfts- und Kassenberichte, der gültigen Vereinsbeschlüsse, der Protokolle von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen, der Entlastungen des Vorstandes, der vorhergehenden Übergabeprotokolle.
09	Übergabe der Vereinschronik, der Übersicht über Ehrungen/Ehrenbuch.
10	Übergabe einer Aufstellung über bereits archivierter Unterlagen.